Efficiënt vergaderen

Je besteedt heel wat van je tijd aan vergaderen: maar hoe haal je het grootste resultaat van je vergadering? Dat hangt van heel wat factoren af. Je leert in deze opleiding je de vraag stellen of je wel moet vergaderen – misschien is niet vergaderen efficiënter, maar je leert vooral hoe je efficiënt vergadert zowel offline als online. Hoe bouw je de vergadering op, hoe rond je ze af en wat doe je tussenin.

Programma

Je kan in deze opleiding zelf verschillende vergadermethodieken ervaren. We delen de dag na de inleiding in in drie grote delen: co-creatief vergaderen, formeel vergaderen en online vergaderen.

- opwarmoefening: welke types vergaderingen komen deelnemers tegen? Wat willen ze uit de verschillende type vergaderingen halen? Kan je hier een lijn in ontdekken?
- Moet je altijd wel vergaderen? Aan de hand van een beslissingsmatrix bekijken we of al je vergaderingen wel nodig zijn om te beslissen/om verder te kunnen gaan. Hoe voorkom je vergaderingen? Hoe vergader je een-op-een, in kleine groep en in grote groep. Heb je al eens een wandelvergadering geprobeerd? Wanneer is dat gepast?

Deel 1: we bekijken hoe je een co-creatieve vergadering vorm geeft: voorbereiding, opwarming, rolverdeling, brainstormoefeningen, tot een beslissing komen, check-out, verslag opmaken dat tot actie aanzet.

Deel 2: we bekijken hoe je een formele vergadering vorm geeft: agendaopmaak, voorbereiding, inleiding, doorlopen van de dagorde, tot een beslissing komen, afronding, activerend verslag opmaken.

Deel 3: Welke vergaderingen plan je online? Met hoeveel personen of met welk doel? Wat werkt hybride en wat niet? Wat zijn de valkuilen van hybride vergaderen en wat zijn de voordelen? We bekijken enkele mogelijkheden van online vergaderen – van breakout-rooms tot Miro-borden.

Hier en daar verwerk ik AI toepassingen die vergaderingen sappiger, efficiënter en sneller inhoudelijk kunnen maken.

Doelstellingen

Na deze opleidingsdag

• Beslis je bewuster of er een vergadering nodig is
• Weet je hoe je een brainstorm met je team doelgericht kan organiseren
• Stel je een gerichte agenda op
• Vat je de inhoud van de vergadering zo samen in een verslag zodat je er mee aan de slag kan gaan.
• Begrijp je dat je online ook creatieve brainstormsessies kan houden en weet je hoe die te organiseren
• Ken je de opbouw van een efficiënte vergadering
• Weet je welke beslissingsvorm in een vergadering het beste bij jouw organisatie past
• Kies je bewuster de opbouw van je vergadering in functie van het doel. Is het een formele vergadering of een brainstormsessie; dan pas je de stijl aan.

Begeleiding

Saskia Michielsen was 15 jaar schooldirecteur en operationeel directeur binnen GO! Scholengroep Fluxus. Hier begeleidde ze pedagogische, innovatieve en operationele veranderingen. Om die te leiden is ze een echte ‘vergadertijger’. Talloze vergaderingen zat ze voor mét resultaat. Ze werk nu als zelfstandig onderwijsontwikkelaar bij Catalista BV om scholen en scholengroepen te begeleiden bij datagedreven veranderingsprocessen en operational excellence.